Как немецкие технологии рекрутинга решают проблемы массового подбора в российском ритейле и общепите

Компании с разветвленной сетью филиалов при подборе и рекрутинге сотрудников на низовые линейные позиции сталкиваются с определенными сложностями. Речь идет о компаниях, работающих в сфере общепита, ретейла с развитой системой филиалов, строительных организаций, компаний, занимающихся перевозками, клинингом и многих других, где основной штат — многочисленный персонал без особых требований к квалификации. Это продавцы, официанты, сотрудники ресторанов, водители, курьеры и т.п.

Сложности рекрутинга кадров на рынке массовых профессий в России

Непосвященному человеку кажется, что укомплектовать штат таких работников не слишком сложно — ведь можно просто набирать много людей без специального образования, грубо говоря, всех подряд. Согласно данным Росстата, рынок представителей массовых профессий в России составляет 37,8 млн человек. Но при этом работодатели в этих сферах постоянно испытывают существенный кадровый голод именно на низкоуровневые позиции.

Согласно статистическим данным, опубликованным на крупнейшем в РФ онлайн-сервисе по поиску работы и сотрудников HeadHunter, причин этому несколько.

С одной стороны, количество вакансий на линейные позиции на рынке в целом превышает число соискателей. Это касается ситуации в профобластях, где трудятся в основном сотрудники с невысоким уровнем квалификации. Вот как выросло число вакансий на линейные позиции в 2023 году по сравнению с 2022 годом:

При этом количество резюме представителей линейного персонала, размещенных на том же HeadHunter, уменьшилось по сравнению с прошлым годом:

Таким образом, количество вакансий на линейные позиции в профобластях превышает количество резюме в 2-2,5 раза:

Наиболее остра потребность в кадрах в компаниях, которые представлены сетью подразделений:

С другой стороны, «синие воротнички» сами не слишком держатся за свои рабочие места. По данным опроса, проведенного HeadHunter, 63% опрошенных представителей рабочих специальностей хотели бы поменять свою сферу деятельности, а 44% из них уже планируют сменить работу.

Среди причин недовольства своей работой 48% респондентов указывают отсутствие перспектив карьерного роста, 44% ссылаются на низкую зарплату, а 29% отмечают, что им надоела старая профессия.

Такая ситуация приводит к крайне низкой конверсии откликов на вакансии в реальное трудоустройство на линейные позиции. В такой ситуации особенно критичным становится отсутствие потерь тех немногих кандидатов, откликнувшихся на вакансию, при движении по воронке трудоустройства внутри компании. Уже в процессе первичного подбора персонала в организации отсеивается примерно половина кандидатов. При этом далеко не все приглашенные приходят на собеседование. В итоге из откликнувшихся кандидатов 4-5% или менее зачисляются в штат. То есть, чтобы закрыть одну позицию, необходимо, чтобы на вакансию откликнулись 20-30 кандидатов.

В результате рынок кадров линейного персонала оказывается для работодателя довольно узким: у потенциального работника есть возможность выбирать из нескольких практически равнозначных предложений. Работодатель же вынужден искать пути, позволяющие быстрее укомплектовать штат, пока кандидаты не «перетекли» к конкуренту.

Проблема усугубляется еще и тем, что большинство компаний или не автоматизируют свой процесс привлечения персонала, или используют системы рекрутинга, которые разработаны в основном для офисного подбора, и не учитывают всю специфику массового рекрутинга в компании с развитой сетью подразделений. По статистике, автоматизацию в массовом рекрутинге используют только 40% компаний.

Из-за несовершенства коммуникаций между рекрутерами и директорами филиалов кандидат может быть отправлен в подразделение, штат которого уже полностью укомплектован, или туда, где требуются сотрудники на другие позиции или графики работы. Собеседование может быть назначено на время, неудобное для директора (все-таки руководящая должность подразумевает массу других обязанностей, и функция приема на работу новых сотрудников у управленцев вовсе не основная).

Как итог — при наличии и без того высокой конкуренции за низовой персонал потенциально ценный сотрудник выпадает из воронки подбора по причинам низкой эффективности процессов внутри компании. И уходит искать другое место работы. Добавьте к этому бесконечные телефонные переговоры, переписку по почте и в мессенджерах между ответственными сотрудниками. Не стоит забывать об отчетах вышестоящим руководителям с множеством таблиц — и станет понятно, насколько важен правильно настроенный и автоматизированный процесс подбора персонала.

Эффективная система массового рекрутинга как способ решить проблему дефицита кадров линейного персонала

Проблемы, перечисленные выше, предстояло решить Гидо Обервальду — генеральному директору компании Teletel, бывшему операционному директору в российском отделении MediaMarkt, и его коллеге-земляку (оба из Германии) Бьерну Грайффу — совладельцу компании Teletel, бывшему вице-президенту по электронной коммерции компании MediaMarkt.

Компания Teletel оказывает различные виды аутсорсинговых услуг — от ведения бухгалтерии и управления персоналом до юридической поддержки и организации кол-центров. В феврале 2019 Teletel начала сотрудничать с франчайзинговым партнером KFC — сети ресторанов IRB. Сеть активно развивалась, открывала новые рестораны, в которые массово требовался персонал. Кроме того, сеть KFC постоянно испытывала потребность находить новых сотрудников на линейные позиции взамен уволившихся. Немецкие специалисты (бывшие управленцы) решили, что компании нужна по-немецки четкая, упорядоченная система подбора персонала, которая облегчит и ускорит трудоустройство новых сотрудников в сеть ресторанов. И самое главное — исключит любые потери кандидатов при движении по воронке трудоустройства.

Гидо Обервальд и Бьерн Грайфф к тому времени работали на российском рынке уже 20 лет, причем все эти годы их деятельность была связана с компаниями, для которых вопрос массового набора сотрудников всегда был актуален. Сначала это была крупная немецкая сеть гипермаркетов электроники MediaMarkt, а точнее, их российское подразделение. Сеть насчитывала без малого сто филиалов в тридцати городах РФ, куда ежегодно набирали по нескольку сотен человек, анализируя и собеседуя тысячи потенциальных кандидатов. Затем, с 2013 по 2016 год, Гидо Обервальд был генеральным директором Concept Group — один из ведущих российских розничных ретейлеров в сегменте одежды.

Задача состояла в следующем: необходимо было создать такую систему подбора персонала, которой было бы удобно и нетрудозатратно пользоваться всем участникам рекрутингового процесса — от рекрутеров и HR-руководителей до директоров ресторанов и кадровых агентств.

Система должна быть максимально прозрачной. Весь процесс подбора кандидатов должен отображаться в режиме реального времени. И руководитель, и HR-менеджеры, и рекрутеры в любой момент должны видеть, сколько кандидатов находится на каждом этапе воронки и как проходит подбор персонала в каждом подразделении, городе, регионе или компании в целом. Все данные кандидатов, вся коммуникация по ним и вся необходимая информация должны быть внутри системы. Это избавит от необходимости составлять громоздкие отчеты, тратить время на телефонные звонки и переписку для уточнения информации.

Разработчикам системы было важно, чтобы рекрутеры имели доступ к актуальной информации о том, в какие именно рестораны требуются сотрудники, на какие позиции и с каким графиком работы. Чтобы рекрутеры могли получить актуальное расписание руководителя ресторана и назначать собеседования в удобные для него даты и временные слоты.

Предполагалось также максимально автоматизировать процесс ведения соискателя по воронке подбора — от фиксирования в системе отклика на вакансию до прохождения пробного дня и медицинского осмотра. Вплоть до самого выхода на работу.

Такой универсальный сервис подбора персонала должен был не только упорядочить, ускорить и облегчить процесс поиска кандидатов на линейные позиции, но и давать возможность контролировать всю воронку прохождения кандидата: увидеть, насколько эффективно идет процесс рекрутинга на каждом этапе, и в случае необходимости принять меры, чтобы устранить «пробуксовку».

Кроме Гидо Обервальда и Бьерна Грайффа, в разработке системы приняли участие Алексей Пигалев — в прошлом руководитель компании-подрядчика по разработке и интеграции IT-решений для MediaMarkt, Булат Рахимбердиев — директор по разработке программного обеспечения MediaMarkt, Александр Суслов — руководитель IT проектов MediaMarkt и Ринат Бакаев — менеджер IRB, ответственный за массовый рекрутинг.

Пилотная версия системы, которая получила название SolvoPro, была готова в августе 2019 года. Затем, уже в процессе сотрудничества с компанией Burger King, первоначальную версию значительно дополнили, расширили и улучшили.

Сейчас система SolvoPro полностью готова и может применяться для быстрого и эффективного рекрутинга в любые компании с разветвленной сетью филиалов, не только в рестораны быстрого питания.

SolvoPro — не первая рекрутинговая система, существующая на рынке. Но она единственная, разработанная специально и именно для массового подбора персонала в тесном сотрудничестве с крупными сетевыми компаниями. И делает процесс подбора большого количества сотрудников на линейные позиции действительно удобным и быстрым. Это «сервис одного окна», который позволяет буквально всем участникам рекрутингового процесса иметь доступ к информации в режиме реального времени.

Что принципиально нового и уникального в системе рекрутинга SolvoPro

В SolvoPro предусмотрена возможность создания личного кабинета для каждого подразделения. Таким образом, руководитель подразделения может руководить процессом рекрутинга и полностью его контролировать.

При этом систему SolvoPro можно настроить в соответствии со спецификой и потребностями конкретной организации. Так, при желании, можно определить, за какой этап воронки отвечает рекрутер, а за какой — директор подразделения.

В системе предусмотрена и возможность создания учетных записей для контролирующих сотрудников, таких как территориальные управляющие или HR-бизнес-партнеры. Хотя они не участвуют напрямую в подборе кандидатов, не проводят собеседования, но им также важно контролировать процесс рекрутинга в подразделениях их территории или региона.

Еще одно принципиальное новшество SolvoPro — модули для внешних рекрутеров. Таким образом, информация из абсолютно всех источников привлечения кандидатов собрана в одном месте, что удобно. Если у стороннего рекрутингового агентства нет собственной CRM, ему создается личный кабинет в SolvoPro или агентство может настроить интеграцию с SolvoPro по API.

Кроме того, директор филиала может самостоятельно добавлять кандидатов, пришедших «с улицы» или по рекомендации. Руководителю филиала не придется постоянно переключаться с одной программы на другую, а отдел по подбору персонала будет видеть реальную картину, учитывая все источники, ведь вся информация собрана в одной системе. Правило дедупликации поможет исключить дубли для более чистой аналитики.

Среди новшеств, которые отсутствуют в других рекрутинговых системах, и удобный механизм планирования. Каждое подразделение создает план подбора кандидатов, который сначала уходит на согласование вышестоящим руководителям, а затем, после согласования, рекрутерам и кадровым агентствам — и все это в рамках единой системы. Еще один плюс — возможность составить график проведения собеседований в соответствии с расписанием руководителя каждого филиала.

Уже первые внедрения SolvoPro в работу рекрутинга нескольких крупных компаний показали, что применение этой системы подбора персона помогает облегчить, ускорить и сделать более эффективным процесс подбора персонала на линейные должности, а также сократить время, которое тратят руководители региональных филиалов на решение кадровых вопросов.

В результате внедрения SolvoPro затраты на организацию найма сотрудников были снижены на 30%. На 50% быстрее комплектовался штат, причем за определенный промежуток времени было нанято на 43% больше кандидатов, чем без использования системы SolvoPro. При этом руководители филиала тратили на подбор сотрудников на 50% меньше времени.

Использование SolvoPro в целом повышает эффективность работы компании. Так, в филиалах организаций, уже внедривших систему, план выручки выполняется на 20% чаще, чем до ее внедрения. Таким образом, внедрение системы окупается ростом производительности удаленных филиалов уже в первый месяц.

Одним из важных факторов, способствующих внедрению системы, является быстрота и простота подключения к ней сотрудников как центрального управляющего офиса, так и сотрудников в филиалах. Для установки SolvoPro потребуется всего 5 минут. За 15 минут сотрудник, на которого будут возложены административные функции, сможет освоить принципы работы с системой. В течение 7-дневного бесплатного периода он сможет полностью настроить систему под HR-процессы компании и ознакомить с ней всех участников процесса подбора персонала. Переход с демоверсии на платную происходит бесшовно, с сохранением всех настроек и данных.

Поскольку SolvoPro — это российский продукт, все сервера, соответственно, также находятся в Российской Федерации. А значит, нет риска ухода вендора из страны, прекращения поддержки и блокировки доступа к облачным сервисам.

Безопасность информации внутри системы обеспечивается закрытым контуром решения: к базам данных нет интернет-доступа даже у их владельца. Взаимодействие с базами возможно только через веб-интерфейс системы или (частично) через API для агентств. Агентства получают персональный ключ доступа, а все вызовы логируются.

Таким образом, использование такого современного инструмента, как SolvoPro, не только оптимизирует рекрутинговый процесс, но и делает его более простым, прозрачным и удобным для всех его участников. Внедрение системы ведет в конечном итоге к видимой калькулируемой экономии средств компании как в процессе подбора кадров, так и за счет сокращения времени, которое тратят директора филиалов на подбор сотрудников. В результате региональные руководители могут использовать освободившееся время на выполнение своих прямых обязанностей и, как следствие, на повышение эффективности работы филиала. И совсем уже финальный итог — выручка филиалов растет, а значит, повышается и прибыль компании в целом.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a19977