Каким должен быть современный цифровой офис
Как организовать современное цифровое офисное пространство и создать цифровые рабочие места? Какие дополнительные риски возникают у компаний, перешедших на гибридный режим работы? Какую альтернативу продуктам известных вендоров предлагают отечественные разработчики? Об этом говорили участники организованной CNews Conferences конференции «Современный цифровой офис 2022».
Гибридная работа навсегда
Только за 2020 г. доля россиян, работающих в удаленном формате, выросла с 3% до 14%. Уже к сентябрю 2021 г. на рынке труда количество вакансий, предлагающих удаленный формат работы, увеличилось на 400%. 16% компаний во всем мире полностью перешли на удаленную работу. В 2020 г. PwC представила отчет, согласно которому снижение затрат на аренду офисов, электричество и другие расходы позволит компаниям по всему миру экономить до €1,7 млрд, рассказал Артем Забава, ИТ-бизнес-партнер департамента развития технологий банковских процессов ИТ-дирекции, «Московский кредитный банк».
Он перечислил три самые серьезные проблемы, связанные с удаленной работой: отключение от сети (22%); одиночество (19%); коммуникации с коллегами (17%). Кроме того, 54% ИТ-специалистов считают, что удаленные сотрудники представляют больший риск для безопасности, чем обычные сотрудники. Тем не менее, удаленная работа останется с нами навсегда, уверен Артем Забава. Компании вынуждены официально переходить на гибридный формат, а значит, им приходится всерьез заниматься созданием цифрового офиса или цифрового рабочего пространства.
Цифровое рабочее пространство состоит из пяти основных элементов: корпоративные коммуникации, мобильность, доступность бизнес-сервисов, оптимизация ресурсов, обеспечение безопасности в границах офиса, продолжил Сергей Яранцев, менеджер по развитию бизнеса «Инфосистемы Джет». Базовой технологией, позволяющей существовать всему этому, является Wi-Fi.
Строительство Wi-Fi для цифрового офиса
Цифровое рабочее место перестает быть постоянным — сотрудник может подключаться к сервисам откуда угодно. «Все окружающее пространство превращается в цифровой офис», — говорит Сергей Яранцев. Более того, работой самого офиса управляют датчики. Таким образом, цифровой офис — это очень сложный объект, для создания которого надо привлекать специалистов. Он предложил использовать для организации цифрового офиса технологию Wi-Fi 6.
Цифровой офис: практический опыт
Об опыте цифровизации офисного пространства рассказал Леонид Клычев, руководитель центра экспертизы по цифровым решениям IBS Platformix. В компании работает более 2000 человек. За последние 3 года было реализовано около 10 проектов цифровизации офиса. Например, был автоматизирован доступ на парковку, внедрена биометрическая внутриофисная система контроля и управления доступом (СКУД). «Благодаря биометрии офис стал практически безбарьерный — люди стали перемещаться значительно быстрее благодаря тому, что двери открываются мгновенно», — говорит Леонид Клычев.
Платформа управления Flex-офисом
Также была проведена комплексная автоматизация проходных (это было особенно актуально на фоне ограничений, связанных с пандемией), внедрена электронная ключница, которая автоматизирует процессы хранения и выдачи ключей от помещений, автотранспорта и других объектов, требующих особого учета.
Второй блок работ связан с цифровизацией внутриофисных коммуникаций и информационных сервисов: это системы бронирования переговорных комнат, инфосервисы для кабинетов. Сейчас в IBS Platformix пилотируются корпоративные сторис — всплывающие окошки на рабочих местах сотрудников с самыми актуальными новостями. Третий блок — сервисы для поддержки гибридной работы. Компания переходит на формат flex-офиса. Сотрудники смогут забронировать офисное рабочее место, создаются автоматические системы хранения личных вещей. Леонид Клычев призвал участников конференции обмениваться кейсами, идеями и инициативами.
В период пандемии «Росэнергоатом» начал внедрять режим гибридной работы, рассказал Михаил Зварковский, директор департамента развития и анализа цифровых технологий Центра цифровых технологий концерна «Росэнергоатом». На первом этапе «Росэнергоатом» занялся трансформацией офиса — созданием нового, современного офисного пространства, которое можно оперативно менять в зависимости от потребностей.
Были созданы общие и индивидуальные зоны, переговорные комнаты, тихие зоны. Для управления гибким офисом используется импортонезависимое решение «Атмосфера 2.0» — оно доступно через web-браузер с персональных компьютеров и мобильных устройств. В системе содержится интерактивная карта в общими рабочими пространствами, профили гибких офисов с количеством рабочих мест, переговорок и описанием офисной инфраструктуры. Есть возможность бронирования офисных пространств в режиме реального времени. Также можно заказать дополнительное оборудование, например, проектор для переговорной, и пригласить технического специалиста.
Время внедрять российское
Юрий Бражников, генеральный директор SVZcloud, предложил задуматься над заменой иностранных решений на продукты отечественных разработчиков. Он рассказал про Zextras Carbonio — современный почтовый сервер для совместной работы. Он обеспечивает безопасность, масштабируемость и независимость данных. Развертывается на собственных серверах для организации цифровых рабочих мест как альтернатива облачным сервисам.
Функциональные возможности Zextras Carbonio
Решение предназначено для крупных компаний и государственных организаций. Это современная платформа для повседневных задач, электронной почты, совместной работы, использования и редактирования документов, видеоконференций, мобильных приложений. Zextras Carbonio обеспечивает безопасность, конфиденциальность и суверенитет данных. Решение также могут использовать провайдеры для предоставления сервисов заказчикам.
В состав Zextras Carbonio входят полнофункциональный веб-клиент, мессенджер, решения для переговорных комнат. Имеется возможность управления файлами и совместной работы с ними. Возможна интеграция платформы с любыми информационными системами, в том числе SIEM, UEBA, DLP для полного контроля коммуникаций персонала благодаря открытому коду и API.
Еще один продукт от российского разработчика представил Виталий Баранов, руководитель по развитию продукта, Digital Design. В период массового перехода на удаленную работу перед компаниями возникли проблемы обеспечения доступа к ИТ-ресурсам, сохранения социализации коллективов, разрозненности данных и разрывов в бизнес-процессах, вопросы информационной безопасности, начал свое выступление.
Виталий Баранов рассказал о платформе «Цифровое рабочее пространство», созданной Digital Design. В ее состав входят системные и прикладные функциональные модули, конструктор бизнес-процессов, портальные технологии интерфейсов и представления информации, средства коммуникации, приложения защищенной мобильности, IDM/IAM технологии. Имеются широкие интеграционные возможности, открытый API. «Платформа позволяет предоставить сотрудникам доступ к средствам персональных и корпоративных коммуникаций. Компании же могут реализовывать различные функциональные модули и обеспечивать цифровизацию бизнес-процессов в отдельных бизнес-системах», — говорит Виталий Баранов.
И еще раз о безопасности
«В основе деятельности группы «Московская Биржа» — программное обеспечение собственного производства», — отметил Сергей Демидов, директор департамента операционных рисков, информационной безопасности и непрерывности бизнеса группы «Московская Биржа». В штате более 1000 разработчиков ПО, что составляет около 50% от всей штатной численности. Для доступа на Биржу необходимо использовать либо программные шлюзы, произведенные Биржей, либо торговые терминалы. Доступ в личные кабинеты клиентов Биржи также осуществляется по лицензионным договорам SaaS.
Из чего состоит цифровой офис
Сергей Демидов рассказал о рисках, которые несет с собой доступ к информационным ресурсам компании большого числа удаленных пользователей, использование облаков, создание «умного» офисного пространства и т.д. Он рекомендовал регулярно тестировать безопасность удаленной инфраструктуры, ограничить облачное хранение данных и систем (тесты, бэкапы), обеспечить локальное или независимое резервирование ключевых компонент, разработать требования по безопасности к оконечному BYOD-оборудованию, использовать технологии с открытыми протоколами, тщательно анализировать риски при переходе на новые процессы.
Людмила Гонтарь, заместитель начальника отдела по инновационным проектам РГАИС, GR-руководитель проектов digital ФРЦ, эксперт ICANN, IWA и национальных экспертных рабочих групп (ГД России, Сколково), поделилась международными кейсами внедрения цифровых технологий. По ее словам, процесс внедрения становится все более простым благодаря использованию Low- и No-code. Существуют готовые платформы, например, Standart Chartered Bank (S2B платформа), к которой можно подключиться и практически сразу начать работать. Еще один пример — NLP-платформа JP Morgan.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a18427
