«Алкогольная Сибирская Группа» повысила прозрачность продаж с помощью ИТ-аутсорсинга

«Алкогольная Сибирская Группа» (АСГ) – один из крупнейших в мире производителей крепкого алкоголя. По итогам 2015 г. объем производства продукции под брендами компании превысил 4,5 млн дал. Ключевой для компании бренд – «Пять Озёр» на протяжении многих лет является водкой №1 в России и самой популярной водкой российского производства в мире. География работы АСГ чрезвычайно широка. Головной офис располагается в Москве, в деловом центре Москва-Сити, производственная площадка – ЛВЗ «Омсквинпром» расположен в городе Омске, а торговые подразделения во всех регионах России и за рубежом.

Основные бизнес-процессы компании автоматизированы с помощью различных конфигураций «1С», продуктов собственной разработки и нишевых продуктов в области мобильной торговли, управления вторичными продажами, мониторинга рынка. Для того, чтобы обеспечить возможность анализа имеющихся данных, в 2013 г. было принято решение о создании единого хранилища и внедрении BI-системы, в которой будут содержаться все необходимые для работы службы маркетинга и продаж сведения и формироваться аналитические отчеты.

В 2014 г. решение было успешно реализовано на базе Oracle BI. «Это решение закрывало все наши потребности, – рассказывает Алексей Подтетерин, начальник отдела организационного развития АСГ. – Мы понимали, что в перспективе нам было бы интересно интегрировать в нашу систему и другие модули, связанные с управлением бюджетированием, планированием и так далее. Для дальнейшей интеграции с новыми процессами и масштабирования отчетности мы остановились на системе Oracle BI». Однако ключевым фактором успеха, по мнению Алексея Подтетерина, является не выбор платформы, а то, как структурированы потоки данных, обеспечена их корректность, достоверность, настроена отчетность, отвечающая потребностям внутренних клиентов.

И на этом этапе у компании появились сложности. «У нас не было средств мониторинга стабильности работы системы. Поэтому наша реакция на возникающие инциденты была запоздалой, что, естественно вызывало недовольство пользователей», – вспоминает Алексей Подтетерин. Возникали ситуации, когда из-за изменения параметров исходных систем были высоки риски искажения данных в BI. Кроме того, потребности в наборе данных для отчетности как правило превышали темпы разработки на 40-50%.

Компанией было принято решение изменить подход для обеспечения высокого качества поддержки и разработки.

Как обеспечить поддержку и развитие

В ИТ-команду компании был приглашен квалифицированный специалист, в задачу которого входила настройка системы и интеграция с ней новых платформ. Одновременно было принято решение о привлечении внешнего подрядчика, имеющего опыт мониторинга производительности и возникающих инцидентов в режиме 24х7 и способного оперативно и эффективно решать задачи, связанные с развитием имеющейся системы. В качестве такого подрядчика в середине 2014 г. была выбрана компания DBI.

К концу 2014 г. была внедрена круглосуточная поддержка аналитической системы с автоматической регистрацией возникающих инцидентов в системе учета заявок и их оперативным исправлением. В процессе оказания услуг поддержки специалисты компании DBI провели индивидуальную настройку параметров системы, что позволило уменьшить количество возникающих инцидентов и повысить общую стабильность сервиса. Этого удалось достичь в том числе благодаря использованию лучших практик организации работ в соответствии со стандартом ITIL.

«За 15 лет работы на международном и российском рынке нам удалось накопить уникальный опыт. Это позволило организовать техническую поддержку в соответствии с наилучшими мировыми практиками ITIL, реализовать процессы управления инцидентами, проблемами и изменениями, SLA. – рассказывает Михаил Сарычев, директор по развитию DBI. – Система мониторинга – наш ценнейший актив. Мы собрали богатейший арсенал наработок в области мониторинга доступности и производительности приложений и баз данных, быстрого обнаружения критических ошибок и эффективного их устранения».

Взаимодействие с заказчиком было организовано через систему учета заявок Service Desk, которая позволяет проследить весь жизненный цикл заявки, учитывать трудозатраты, планировать нагрузку и отслеживать аномалии, используя инструменты бизнес-аналитики. Все специалисты DBI имеют достаточный уровень владения английским языком для взаимодействия со службой поддержки My Oracle Support, что позволиляет существенно сократить время решения инцидентов в случае обращения к помощи вендора.

Статистика инцидентов

Источник: DBI, 2016

В 2015-16 гг. стартовали работы по дальнейшему развитию системы. Была создана проектная команда, в состав которой вошли представитель бизнеса – аналитик, определяющий потребности в формировании новых отчетов, сотрудник ИТ-службы заказчика, задача которого – решить, каким образом может быть реализована эта задача, и подрядчик – компания DBI, привлекающая к работе необходимое число специалистов.

Было успешно решено несколько задач. Во-первых, была автоматизирована сдача отчетности всеми региональными сотрудниками. Сегодня показатели их деятельности формируются в системе в режиме реального времени. Каждый сотрудник обладает информацией о том, что он продает, какие у него планы, какие имеются точки роста, на работе с какими клиентами и на каких драйверах роста необходимо сконцентрироваться.

Во-вторых, с BI была интегрирована система планирования и управления маркетинговыми мероприятиями. На настройку более 10 сложных показателей, которые рассчитываются на основании данных множества систем, потребовалось менее месяца. Все данные были приведены к единому знаменателю, создана единая структура показателей, связей и построения аналитических отчетов.

Оптимальная модель

«Модель сотрудничества, в рамках которой подрядчик не только обеспечивает техническую поддержку, но и привлекается для выполнения разовых нестандартных работ, наиболее эффективна и позволяет добиваться высоких результатов, – говорит Алексей Подтетерин. – Мы не только обеспечили стабильность работы системы, но и существенно – не менее чем в 2 раза – повысили скорость разработки новых показателей».

При этом при подготовке каждого нового проекта производится детальный анализ того, что эффективнее – выполнить его своими силами или обратиться за помощью к подрядчику. «В основном мы оперируем тремя параметрами: новизна и сложность, доступный временной ресурс и сроки – уточняет Алексей Подтетерин. – Успех новых нестандартных настроек и разработки обеспечивает работа с командой DBI. Задачи, требующие детального знания ИТ-систем, вне зависимости от сложности мы решаем сами – ведь они требуют коммуникации со множеством бизнес-подразделений. Зачастую автоматизация подталкивает нас к оптимизации и изменению самих бизнес-процессов».

Динамика времени и сложности разработки

Источник: DBI, 2016

«Самый ценный ресурс — это время. Мы, с одной стороны, существенно снизили количество сбоев и простоев системы, а с другой – взяли на себя существенную часть рутиной работы по поддержанию сервисов, – рассказывает  Константин Жерневский, руководитель отдела BI&DWH  компании DBI. – Таким образом было высвобождено время сотрудников АСГ, что позволило им сконцентрироваться на развитии системы и более тесной интеграции ее в бизнес компании. На наш взгляд, это хороший пример симбиоза внутренних и внешних ресурсов ИТ».

В ближайших планах «Алкогольной Сибирской Группы»  – реализация системы отчетности о работе мерчендайзеров, развитие глубины и консолидации отчетности о логистическом сервисе. Также компания будет развивать BI-инструменты поддержки планирования продаж, сделает их еще более детальными и структурированными. Высокая точность планирования особенно важна в период, когда изменения конъюнктуры алкогольного рынка России происходят стремительно. Ведь эффективно развиваться может лишь тот, кто способен так же стремительно адаптироваться к этим изменениям.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a4791