«Альянс» передал управление печатной инфраструктурой на аутсорсинг в Xerox
Страховая компания «Альянс» передала управление печатной инфраструктурой на аутсорсинг компании Xerox. Внедрение услуги позволило заказчику оптимизировать парк периферийной техники и сократить издержки на 20%. Руководство СК «Альянс» планирует продолжать оптимизацию офисной инфраструктуры за счёт сокращения объёма нецелевой печати, сообщили CNews в Xerox.
«Причины, которые заставили нас задуматься о передаче печатной инфраструктуры на аутсорсинг, типичны для большинства крупных, регионально распределённых компаний, — рассказал Антон Репин, директор департамента сопровождения ИТ-инфраструктуры СК «Альянс». — Стихийность закупок привела к формированию парка печатной техники, представленного 119 моделями 10 различных производителей, переезды подразделений с техникой, отсутствие надёжного источника информации обо всех расходах негативно сказывались на надёжности прогнозирования и точности планирования бюджета».
По итогам проведённого тендера предпочтение было отдано компании Xerox, чьё предложение не просто отвечало ожиданиям по ценовым параметрам, но и содержало аргументированный план изменений в управлении инфраструктурой печати, которые должны были обеспечить устойчивое сокращение затрат в долгосрочной перспективе. Этот план подразумевал рационализацию парка печатной техники, изменение процессов печати в офисах, организацию системы контроля ключевых KPI и предоставление управленческой отчетности, указали в компании.
Договор на оказание услуг по управлению печатной инфраструктурой был подписан в 2013 г. На этапе внедрения услуги были согласованы регламенты взаимодействия заказчика и исполнителя, спланировано размещение локальных мини-складов запчастей и расходных материалов, сформирован подменный фонд оборудования, создана служба поддержки пользователей. Регистрация заявок пользователей, а также инцидентов, создаваемых проактивно на основании информации, получаемой с печатных устройств при помощи средств удалённого мониторинга, ведётся в системе Xerox Service Manager (XSM).
Уже сейчас, по отзыву заказчика, после завершения внедрения услуги и первого этапа оптимизации показатель экономии достиг 20%. В дальнейшем, как ожидается, реализация преобразований в области организации процессов печати и внедрение системы аудита позволят «Альянсу» добиться ещё большего сокращения расходов на печать.
«Наш совместный проект с “Альянс” — это пример реализации стратегии Xerox по развитию услуг Managed Print Services, которая предусматривает три основных этапа на пути от уменьшения стоимости печати до сокращения потребности в печати, — заявил Сергей Минченко, руководитель отдела продаж в отрасли «Банки и страхование» компании Xerox Россия. — Совместно с клиентом мы добились хорошего результата на первом этапе, который состоял в обеспечении надёжности процессов печати, устранении причин неэффективности, которые приводили к повышенным затратам. Нам предстоит планомерная работа по двум другим — созданию управляемой и безопасной среды печати и упрощению документоёмких процессов за счёт их автоматизации».
«Управление офисной инфраструктурой относится к тем задачам, которые постоянно напоминают о себе отдельной строкой в списке расходов на ИТ, но комплексно заняться которыми обычно не хватает рук и времени. Предложение Xerox стало оптимальным решением, отвечающим нашим потребностям, — отметил Антон Репин, директор департамента сопровождения ИТ-инфраструктуры СК «Альянс». — За относительно короткий период мы достигли значительной экономии и теперь ставим перед Xerox новую задачу — последовательное снижение объёмов нецелевой офисной печати».